プロジェクトを計画し、進め、終えるまで

プロジェクトは、特定の目標を達成するために開始され、終了条件をもつ取り組みです。新システム導入、新製品開発、拠点移転などのように、毎回まったく同一ではない成果を目指します。

一方、定常業務は、組織の活動を継続するために繰り返し実施されます。月次請求や日常監視のように、終了そのものを目的としない活動が代表例です。

プロジェクトマネジメントでは、目標を達成するためにスコープ、時間、コスト、品質、資源、リスク、コミュニケーションなどを相互に調整します。

開始時には、目的や主要な前提、責任者などを明らかにします。プロジェクト憲章は、プロジェクトを正式に立ち上げるための代表的な文書です。

計画では、何を作るかだけでなく、作業、スケジュール、コスト、資源、品質、リスク、コミュニケーションなどを具体化します。

実行中は実績を記録し、計画との差や新たなリスクを確認します。変更が必要なら影響を評価した上で管理し、無制限に要求を増やさないことが重要です。

終結では成果物の引渡しや残課題の確認を行い、次の活動に生かせる教訓を整理します。

スコープは、プロジェクトで実施する作業や生み出す成果の範囲を表します。範囲が曖昧なままだと、必要な作業の抜けや、予定外の追加が起きやすくなります。

WBSはWork Breakdown Structureの略で、プロジェクトで必要な作業を階層的に分解して整理する方法です。下位へ分解するほど、担当や期間、コストを見積もりやすくなります。

FEでは、管理可能なまとまりであるワークパッケージや、承認されないままスコープが徐々に拡大するスコープクリープも関連付けて理解します。

WBSはスケジュールそのものではありません。まず『何をするか』を分解し、その作業順序や期間を基にスケジュールを組み立てます。

ガントチャートは、縦に作業、横に時間を取り、各作業の開始・終了や進捗を棒で表す方法です。『いつ何を行うか』を直感的に確認しやすいのが特徴です。

アローダイアグラムなどのネットワーク図は、作業の前後関係や依存関係を表し、どの作業の遅れが全体日程へ影響するかを分析するのに向きます。

クリティカルパスは、開始から終了までの経路のうち所要時間が最も長く、通常はその遅れがプロジェクト全体の完了時期へ直接影響する経路です。

マイルストーンは、主要な完了点や判断点を示す節目です。作業そのものの期間を表すものではありません。

リスクは、将来発生するかどうか確定していない事象で、発生するとプロジェクト目標へ影響します。まずリスクを特定し、発生可能性や影響を評価して優先順位を決めます。

ITパスポートでは、脅威となるリスクへの代表的な対応として回避・軽減・転嫁・受容を区別できることが重要です。

どの対応を選んでもリスクが必ずゼロになるわけではありません。対応後に残るリスクも監視し、状況の変化に応じて見直します。